Tous les métiers et les formations initiales en île-de-France

Tous les métiers et les formations initiales en île-de-France

Xavier Imbert

Directeur Marketing et Communication du CFA Léonard de Vinci
Date de l'interview : 02/10/2015

Le support numérique offre d'emblée une multitude d'évolutions et de nouvelles fonctionnalités techniquement envisageables.

Zoom sur le déploiement de PEPAL, le Portail d'échange des partenaires de l'alternance Léonard de Vinci.

Dans quel contexte PEPAL, le Portail d'échange des partenaires de l'alternance Léonard de Vinci a-t-il vu le jour ?

Le CFA Léonard de Vinci Paris La Défense propose des formations multi-professionnelles de bac + 3 à bac + 5, en alternance, gratuites & rémunérées et reconnues par l'Etat. Le Centre de formation des apprentis compte plus de 60 formateurs, près de 150 apprentis dans les murs et 700 alternants, 2 600 anciens, 130 maîtres d'apprentissage en entreprise et une vingtaine de tuteurs et permanents.

Le CFA Léonard de Vinci est en pleine croissance depuis plusieurs années. L'augmentation des effectifs des alternants et le développement de nouveaux partenariats école ont alourdi les processus de suivi pédagogique et de tutorat. Il était donc nécessaire de doter le CFA et ses partenaires d'un nouvel outil afin de faciliter et alléger l'ensemble.

Parallèlement à ces constats, le CFA avait initié en 2010 un virage numérique avec la volonté d'uniformiser au maximum les pratiques et les outils, faciliter l'accès et la reprise de l'information tout en garantissant son intégrité.

Cette stratégie est confortée par un contexte réglementaire de plus en plus exigeant en matière de responsabilité. Les enjeux des dernières réformes sont multiples : sécuriser les parcours professionnels et concevoir la  formation professionnelle comme un levier de la promotion sociale. Les responsabilités pédagogiques des CFA en ressortent renforcées, engendrant des difficultés accrues en matière de suivi.

Enfin, l'émergence de nouveaux besoins, l'évolution des pratiques, des mentalités, du matériel, particulièrement dans le secteur de la formation, rendent propice la mise en œuvre de projet TIC (Technologie d'information et de communication).

Quels sont les objectifs de ce portail ?

Le premier objectif était de faire évoluer notre livret papier de l'apprenti (carnet de liaison entre l'apprenti, l'école et l'entreprise) vers un support numérique afin de décloisonner et partager les flux d'informations entre tous les acteurs de l'alternance.

Le deuxième visait à étendre l'accès  de ce livret à tous les formateurs afin de favoriser une pédagogie de alternance au plus proche des réalités professionnelles vécues par les alternants.

Enfin, le portail PEPAL devait pouvoir s'adapter et répondre à différents processus de fonctionnement afin de répondre aux attentes de nos écoles partenaires actuelles et à venir.

Dans le cadre de ce portail, vous venez de dématérialiser le livret de l'apprenti. Quels sont les bénéfices visés de cette dématérialisation ?

Ils sont nombreux. Nous évoquerons principalement :

  • Une efficience accrue dans 30 % des processus métier ;
  • Une meilleure  implication et réactivité des alternants et des entreprises vis-à-vis du tutorat ;
  • Une simplification de l'accès aux informations clés de l'alternance pour tous les acteurs

La dématérialisation permet-elle d'envisager de nouvelles fonctionnalités / de nouveaux usages de ce livret ?

Le support numérique offre d'emblée une multitude d'évolutions et de nouvelles fonctionnalités techniquement envisageables. Les idées ne manquaient pas, et ce, dès la rédaction du cahier des charges. Nous avons néanmoins souhaité conduire ce projet en tirant les enseignements de nos erreurs des projets TIC passés. Priorité donc aux besoins et aux objectifs de départ dans le cadre de la phase 1 qui s'est conclue début septembre avec la mise en production de la version 1 de PEPAL.

Nous venons tout juste d'amorcer une  deuxième phase, orientée vers l'innovation.

Comment se présente-t-il et comment fonctionne-t-il ?

Le portail PEPAL est donc un extranet accessible via l'adresse www.pepal.eu après authentification. Il répond aux dernières normes en vigueur, particulièrement au niveau du responsive design afin d'être utilisable sur n'importe quel type d'équipement (ordinateur, tablette, smartphone, etc.).

Développé sur Framework PHP, PEPAL diffuse les informations contenues dans la base de données de l'outil métier du CFA nommé YPAREO de l'éditeur YMAG.

L'interface se veut épuré et inspiré des dernières tendances en matière de web design.

Il s'agit donc d'un outil « maison » qui a entièrement été développé avec l'aide d'un prestataire extérieur (MINATECH).

Après une première période de tests menée sur plusieurs mois, vous avez lancé la V1 de ce livret à tous les alternants du CFA. Quels sont les premiers retours ?

Nous attendions ces premiers retours avec impatience et ils sont très encourageants.

PEPAL a très rapidement été adopté par les alternants. Ils s'y connectent  plusieurs fois par jour pour consulter leur emploi du temps, les résultats d'examens, télécharger les supports de cours, suivre le flux de l'actualité de l'école et communiquer avec leur(s) tuteur, formateurs, etc. Ce portail fait donc déjà partie de leur quotidien après à peine 3 semaines de cours.

Constat positif également côté formateur qui félicite l'innovation. Ils apprécient de pouvoir avoir accès dorénavant aux intitulés des missions et projets confiés aux alternants par leurs entreprises afin de les exploiter dans leurs enseignements. L'accompagnement du changement initié avec eux en juillet dernier porte ses fruits et sera encore renforcé au cours des prochaines semaines avec, entre autres, la mise à disposition de tutoriaux vidéo.

A ce stade de l'année, il est encore difficile de tirer des conclusions précises quant aux entreprises. Les premières observations sont encourageantes et coïncident avec les constats de la période de test. La grande majorité d'entre elles apprécie le passage au support numérique et les avantages qui en découlent comme l'accès au planning, bulletin de notes, absences et retards de leur alternants. Le suivi en est facilité, et les interactions avec l'école accrues.

Enfin, le personnel du CFA et des écoles partenaires était déjà pleinement convaincu et acteur à part entière du portail PEPAL depuis la version test. Le lancement à grandeur nature n'a fait que confirmer  les bénéfices temps et de réactivité visés, pour leur plus grande satisfaction.

Vous travaillez déjà à son amélioration. Quelles seront les nouveautés de la V2 ?

Nous avons déjà planifié près d'une cinquantaine d'évolutions, en grande partie suggérées par tous les utilisateurs PEPAL. Il s'agit généralement de petites avancées, mais chaque détail compte et participe à l'appréciation globale finale. Notons, par exemple, de nouvelles notifications et relances par SMS, un widget RATP pour éditer des feuilles de route lors des visites en entreprises, des flux d'actualités dédiés et gérés par notre futur BDE et l'association des anciens.

Les grandes nouveautés en cours de réflexion pour  la V2 concernent la mise en œuvre d'un MOOC en libre accès sur des matières de culture générale, transverses à toutes les formations, comme la géopolitique et l'intelligence économique. L'objectif est d'aider les alternants et toute autres personnes intéressées à décrypter l'actualité et à développer une vision critique de citoyen du monde.

Nous souhaiterions également utiliser PEPAL lors des soutenances de fin de formation. Chaque juré se verrait alors remettre une tablette ou pourrait utiliser son équipement personnel (ordinateur portable, tablette ou smartphone), pour renseigner la grille destinée à évaluer la prestation orale des alternants. A ce jour, nous utilisons encore des grilles papier. Le calcul des notes est long et fastidieux. PEPAL se chargerait de tous ces calculs ; un nouveau gain de temps significatif et appréciable pour nos responsables de formation.

Enfin quelle sera la prochaine innovation à destination des apprentis de votre CFA sur votre portail ?

Au-delà des nouveautés déjà évoquées, nous prévoyons l'utilisation de certains modules en mode « hors connexion » afin de faciliter les visites  en entreprise en l'absence de connexion internet. Cette contrainte technique a très souvent été évoquée lors des toutes premières réflexions autour du projet PEPAL. Nous y répondrons donc dans la V2. Toutes les informations saisies dans PEPAL seront stockées en local jusqu'au retour d'une connexion internet, déclenchant alors une synchronisation automatique des données.

Propos recueillis par Sandrine Damie (octobre 2015)