Tous les métiers et les formations initiales en île-de-France

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20/04/2005 à 17h00 - Les métiers du secrétariat

Secrétaires et assistantes exercent dans tous les domaines d'activité et sont un maillon indispensable des entreprises, administrations, associations… Pour connaître les formations adaptées, les profils recherchés par les recruteurs et les perspectives d'emploi, retrouvez les échanges qui ont eu lieu entre les internautes et nos deux invitées.

Les invités

Claudine Joannides - Présidente de la Fédération française des métiers de l'assistanat et du secrétariat

Sylvie Ayache - Ancienne assistante devenue proviseur-adjoint d'un lycée pro

Question :

110 : quelles qualités faut il pour bosser dans le secrétariat ?

Réponse :

Claudine Joannides : Les qualités : performance dans l'utilisation des outils informatiques, disponibilité, rigueur, organisation, savoir communiquer, savoir écouter et comprendre les demandes des clients internes et externes, autonomie, prise d'initiatives (avec l'expérience bien sûr). Sylvie Ayache : Il faut être organisé, avoir de la diplomatie, être très rigoureux et avoir le sens de la discrétion.

Question :

Ladydia : Quelle est la différence entre une assistante et une secrétaire ?

Réponse :

Claudine Joannides : Vous commencez par des questions qui font débat. Pour moi et pour nombre de professionnels qui ont réfléchi et partagé, aujourd'hui, on pourrait dire "à la louche" qu'une secrétaire serait plutôt une exécutante, et une assistante serait une secrétaire avec en plus l'autonomie, l'initiative, la gestion de dossiers en propre. Mais tout est question en fait de contenu du poste, qui peut être différent d'une entreprise à l'autre, d'une personne à l'autre, d'un manager à l'autre. Le plus important est bien le contenu et non l'appellation. Ainsi, pour ce qui me concerne, on peut m'appeler, secrétaire, secrétaire de direction, assistante, assistante de direction, l'essentiel c'est que je sache ce qu'il y a à faire... Sylvie Ayache : Une secrétaire, c'est quelqu'un de très polyvalent. Une assistante est, elle, attachée à une direction. Celle-ci ne fait pas tout à fait la même chose qu'une assistante. Elle est attachée à une direction, comme la direction marketing, la direction générale. La secrétaire est souvent à un niveau en dessous. Une assistante peut avoir une secrétaire. En fait, cela dépend souvent des entreprises. L'appellation est quelquefois confondue. Une assistante de direction travaille souvent dans de grosses entreprises, alors qu'une secrétaire travaille plus souvent dans une petite unité. Claudine Joannides : Je ne serais pas aussi catégorique que vous Sylvie. L'assistante est aussi très polyvalente, elle n'est pas forcément rattachée à une direction. Encore une fois tout dépend du contexte, du profil de la secrétaire/assistante et du contenu que donne son entreprise à sa fonction.

Question :

kafar: Quelles études faut-il faire pour être secrétaire ? Avec un BEP, peut-on faire secrétaire ?

Réponse :

Claudine Joannides : Aujourd'hui, on peut dire sans trop se tromper que le minimum des minimums est vraiment le Bac pro, et encore, je dirais même que le minimum est le BTS. Sans doute, dans les TPE et les PME, des niveaux inférieurs peuvent suffire (BEP et Bac pro), à condition toutefois d'avoir un peu d'expérience professionnelle. Mais dans les grandes entreprises (exemple la mienne) le BTS est le minimum requis. Sylvie Ayache : Les études se font effectivement dans deux directions. On peut exercer ce métier après un bac technologique qui s'appelle STG (sciences et techniques de gestion), l'ancien bac STT. Et ensuite, faire un BTS assistant de direction bilingue/trilingue" ou faire un BTS assistant de gestion PME/PMI. L'autre voie, c'est le BEP : avec un BEP, un bac pro secrétariat, et ensuite pour les meilleurs élèves, la possibilité de poursuivre avec un BTS.

Question :

Fresh: Faut-il forcément parler plusieurs langues pour être secrétaire ?

Réponse :

Sylvie Ayache : Bien sûr, les langues sont importantes. Il est indispensable de parler au moins une langue, souvent l'anglais. Mais cela dépend dans quel contexte on travaille. Dans les entreprises qui ont des relations commerciales avec d'autres pays européens, il est important de maîtriser la langue du pays. Claudine Joannides : Le minimum pour assurer ses chances de trouver un emploi est évidemment l'anglais.

Question :

Giselle: Quels logiciels il faut connaître pour être secrétaire ?

Réponse :

Sylvie Ayache : Tout ce qui est logiciels de base : traitement de texte (word), excel et access (bases de données). Il est bon également de connaître l'utilisation d'un logiciel de comptabilité. Claudine Joannides : Le minimum des outils est Word, Excel, PowerPoint. Et bien sûr savoir naviguer sur Internet et utiliser une messagerie électronique.

Question :

Fofolle: Est-ce que ce n'est qu'un métier de femmes ?

Réponse :

Sylvie Ayache : Ce n'est pas forcément un métier de femme, même si on y trouve 95 % de femmes. Un homme peut très bien posséder les qualités pour exercer ce métier. Dans les classes de mon lycée qui préparent au secrétariat, nous avons 1 ou 2 garçons sur 24 élèves. Et ils ne s'orientent pas toujours ensuite vers ce métier. Sans doute un problème d'image traditionnelle de ce métier. Peut-être que les entreprises ne sont pas étrangères à cette situation, en préférant souvent embaucher une femme plutôt qu'un homme pour ce type de poste. Claudine Joannides : Essentiellement et par nature, on retrouve 99 % de femmes, et pourtant on voit apparaître de plus en plus d'hommes en formation, mais la plupart disparaissent dès qu'ils entrent dans la vie professionnelle. Pourquoi ? Il y a sûrement des raisons qu'il serait un peu long de débattre maintenant.

Question :

Claudine, comment conciliez-vous vos différentes fonctions ?

Réponse :

Claudine Joannides : Comment je concilie mes fonctions de Présidente de la FFMAS, d'une association professionnelle régionale, mon travail dans mon entreprise et ma vie privée ? Je ne sais pas vraiment comment j'y arrive ! L'unique lien, c'est l'amour de mon métier depuis plus de 30 ans, ma forte motivation à partager, à comprendre à découvrir, à entraider, et à avancer avec les autres dans un métier qui a été et est encore fortement bousculé.

Question :

eulalie: L'image des secrétaires s'est-elle améliorée dans les sociétés ?

Réponse :

Claudine Joannides : Je crois que oui, nous voyons apparaître dans les entreprises une nouvelle prise en compte de l'importance de ce métier, et en tout cas des problèmes posés quand la secrétaire ou l'assistante ne fait pas correctement son travail ou est absente. Sylvie Ayache : Le métier a beaucoup changé par rapport à ce que j'ai connu lorsque j'ai débuté. Le fait que les secrétaires soient beaucoup plus polyvalentes qu'avant a sans doute contribué à changer l'image de ce métier. Claudine Joannides : C'est vrai que les clichés ont la vie dure, mais quand on aime son métier et que l'on sait s'affirmer, je ne pense pas qu'il y ait de gros problèmes d'image.

Question :

TINA: La dactylo et la steno sont-elles toujours aussi importantes ?

Réponse :

Sylvie Ayache : Non. Certes, il faut toujours savoir taper sur un clavier, mais ça maintenant tout le monde doit savoir le faire ! Quant à la sténo, je ne sais pas si c'est toujours très utilisé. C'est sans doute un atout lorsqu'on doit prendre des notes au cours d'une réunion. Claudine Joannides : La dactylo, c'est-à-dire l'aisance avec la frappe sur un clavier, la mise en forme, etc. oui à mon avis c'est très important, c'est le B.A.BA du métier. Pour la sténo, à mon avis, elle est de plus en plus remplacée par l'écriture rapide (speed writting).

Question :

Yasmine: Concrètement, quelles sont les activités d'une secrétaire ?

Réponse :

Sylvie Ayache : Il y a bien sûr la gestion du courrier, l'accueil des visiteurs et l'accueil téléphonique. Tout le classement des documents, la rédaction de courriers. Ce sont les tâches de base du métier. Et ensuite, il y a toutes les tâches liées au service dans lequel on se trouve, selon qu'on travaille dans un service technique ou un service commercial : les activités n'y seront pas les mêmes. Claudine Joannides : Concrètement, les tâches d'une secrétaire/assistante sont multiples, variées, et simultanées (plusieurs choses en même temps) souvent dans l'urgence. Quand on arrive le matin, on ne sait souvent pas de quoi sera faite la journée : beaucoup d'imprévus à gérer, d'urgence à satisfaire, et tout cela en plus du quotidien planifié. Le basique, c'est évidemment les tâches administratives (courrier, téléphone, rendez-vous, organisation de réunions). Le reste, c'est l'assistance à un manager dans ses dossiers, à une équipe.

Question :

Monique: Est-ce que c'est un métier stressant ?

Réponse :

Sylvie Ayache : Là encore, tout dépend dans quelle société on travaille. Dans une entreprise privée, c'est souvent un métier stressant, parce que les tâches demandées sont multiples et souvent urgentes. Par contre, dans un service public, c'est peut-être un peu moins stressant, parce que le travail y est beaucoup plus régulé. Claudine Joannides : Le stress est permanent et fait partie de la fonction. C'est une donnée constante dans notre fonction. Tout dépend de là où on travaille. Dans une grosse entreprise, on peut très bien travailler pour une seule personne ou pour un groupe, par exemple un groupe de commerciaux.

Question :

Question : est-ce que des étudiants adhérent à la Fédération Française des Métiers de l'Assistanat et du Secrétariat ?

Réponse :

Claudine Joannides : Non, les étudiants ne sont pas souvent intéressés à adhérer à des associations professionnelles. A cela deux raisons : la première c'est qu'ils ne sont pas encore disposés à faire plus d'heures que leurs heures de cours. La seconde c'est qu'ils pensent que tant qu'ils ne seront pas entrés dans le monde du travail, cela ne les concerne pas encore, et pourtant ils ont tort à mon avis. Car c'est tout bénéfice de comprendre comment fonctionne une entreprise et quelles sont les problématiques qu'ils vont rencontrer. Mais bon on ne peut pas les changer, malgré nos multiples interventions et témoignages dans les classes de BTS et les organismes de formation.

Question :

Stif : En tant que secrétaire, on travaille plus pour une personne ou pour un groupe ?

Réponse :

Claudine Joannides : Alors là, tout dépend de votre fiche de fonction : il y a celles qui sont affectées uniquement à un responsable et il y a celles qui sont attachées à un groupe (un service) et il y a celles dont je fais partie qui font les deux : l'assistante à un directeur et l'assistance à une équipe de 25 personnes.

Question :

Afonse : Y a-t-il beaucoup d'embauches dans ce secteur ? Quels sont les postes qui recrutent le plus actuellement ? Secrétaire polyvalente ou au contraire très spécialisée ?

Réponse :

Sylvie Ayache : Le secteur embauche. Je pense qu'une secrétaire polyvalente a plus de chances qu'une secrétaire qui soit très spécialisée dans un secteur. Des facettes du métier ont disparu, comme les pools de dactylo, comme les sténos. Le métier a changé mais on a toujours besoin de secrétaires ! Claudine Joannides : Je pense vraiment que les embauches vont en s'accroissant. Encore faut-il avoir les bonnes compétences et le bon niveau pour postuler. De plus, on annonce depuis quelques temps, une pénurie d'assistantes/secrétaires, c'est donc qu'il y a encore un bel avenir à ce métier. Les deux, vraiment les deux. On demande de plus en plus de polyvalence dans cette fonction, mais on demande également de plus en plus de spécialisation par une maîtrise ou une licence dans un domaine particulier (juridique, langue, marketing, communication, etc.).

Question :

Fresh: Au bout de combien d'années d'expérience peut-on devenir secrétaire de direction ?

Réponse :

Sylvie Ayache : Cela dépend de votre personnalité. Certains sont faits pour ce métier et vont devenir secrétaire de direction assez vite. Par contre, cela nécessite de l'ambition et de la disponibilité. Il faut quand même avoir 3 ou 4 ans d'expérience en tant que secrétaire pour accéder à cette fonction et bien connaître le monde de l'entreprise. Claudine Joannides : Tout dépend de la personnalité et du profil de la secrétaire/assistante. Elle peut devenir "de direction" très rapidement si ses compétences le justifient. Tout comme elle peut rester à son niveau d'embauche, si elle n'a pas d'opportunité dans son entreprise (alors si elle a de l'ambition, elle ne doit pas hésiter à postuler ailleurs). En règle générale, il est sage d'avoir une expérience d'environ 3 à 5 ans pour prétendre au stade "de direction", mais encore une fois si possible avec un BTS en poche. Niveau BEP et bac, il ne faut pas trop y compter aussi vite.

Question :

Domika : Secrétaire médicale, c'est le même métier ?

Réponse :

Sylvie Ayache : Non, car le milieu médical est très spécial, où à mon avis, les secrétaires n'ont pas beaucoup d'initiatives à prendre parce que le milieu le veut. Le secret médical fait que la secrétaire est plus une exécutante et ne peut prendre autant d'initiatives. Claudine Joannides : Le basique est le même (organisation, rigueur, disponibilité, maîtrise des outils), mais c'est quand même une filière très spécialisée, avec son langage, la matière sur laquelle elle travaille, et d'ailleurs elles sont fédérées dans une fédération française des secrétaires médicales différentes de la FFMAS.

Question :

Giselle: A quoi sert la Fédération Française des Métiers de l'Assistanat et du Secrétariat ?

Réponse :

Claudine Joannides : La FFMAS a pour objectif principal de représenter sur le plan national cette branche professionnelle qui n'a jamais eu de porte-parole face aux instances gouvernementales et professionnelles. Puis de permettre à toutes les secrétaires/assistantes d'être reliées et de se reconnaître dans une même problématique. Enfin, elle a une mission d'accélérer la valorisation du métier (vous remarquerez que je ne parle pas de revalorisation et de reconnaissance, nous avons dépassé ce stade, car cela fait 20 ans qu'on parlait de revalorisation et de reconnaissance), maintenant que tout cela est pris en compte, il faut parler de valorisation et de prise en compte. Les objectifs majeurs ? Oeuvrer autant que faire se peut à l'actualisation des conventions collectives qui parlent encore de sténographes, dactylographes, etc. Oeuvrer à la requalification de la fonction au sein des entreprises.

Question :

Fofolle: Combien ça gagne une secrétaire ?

Réponse :

Sylvie Ayache : Cela dépend du diplôme. Quelqu'un qui a un bac pro sera moins bien payé que quelqu'un qui a un BTS. Cela dépend aussi du niveau occupé par la personne : une secrétaire de base gagnera moins qu'une secrétaire de direction. Même à niveau égal, deux assistantes peuvent toucher des salaires différents selon l'entreprise dans laquelle elles travaillent. Un bac pro en début de carrière gagnera un peu plus que le Smic. Et de toute façon, quel que soit le niveau, une secrétaire n'émarge pas à plus de 1500 euros en début de carrière. Là encore, cela dépend du secteur dans lequel on travaille. Claudine Joannides : Combien ça gagne ? Désolée, mais je ne connais que les salaires avec un BTS en poche. On va dire 1500 euros brut à l'embauche et ensuite tout dépend de l'expérience, et des responsabilités. Mais on peut trouver des embauches au SMIC ! Ce que je dis est à moduler, je parle de la province, à Paris je ne sais pas.

Question :

Cloclo: Hôtesse d'accueil et secrétaire, quelle différence ?

Réponse :

Claudine Joannides : Rien à voir. Ne fait pas partie de la même filière métier. Sylvie Ayache : Pour moi, une hôtesse est à l'accueil d'une entreprise : sa principale fonction n'a pas grand chose à voir avec le métier de secrétaire.

Question :

110 : Parlez-nous des formations. La différence de ce qu'on apprend au bac STG puis en BTS ?

Réponse :

Claudine Joannides : Je laisse la parole à Sylvie ! Sylvie Ayache : Le Bac STG va délivrer beaucoup de théories concernant les technologies tertiaires : communication, organisation, économie/droit et puis, selon les options, de la compta, du commerce... En BTS, tout dépend du BTS choisi. La formation est plus spécialisée, même si elle fait appel aux mêmes bases du bac. La formation en BTS est plus professionnelle que celle du bac. Par exemple, dans le BTS Assistant de Direction, nous trouvons de la communication et de l'organisation. Il faut y ajouter toutes les disciplines générales, comme le français, l'anglais... Dans le BTS Assistant de gestion PME/PMI, on va étudier l'administration, le commerce, et la compta.
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