Tous les métiers et les formations initiales en île-de-France

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Les métiers du secrétariat

Domaines : Economie – Gestion - Finance, Lettres – Langues - Sciences humaines
Septembre 2010
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Les fonctions apparentées

Même si le secrétariat n'est pas le coeur même de leur mission, certaines personnes y consacrent une part plus ou moins importante dans leur quotidien. Un tremplin où elles pourront viser des postes de secrétaires à temps plein après quelques années d'expérience.

Hôtesse d'accueil / Hôte d'accueil

L'hôtesse d'accueil est la première personne qu'un visiteur rencontre en entrant dans une entreprise, sur un stand d'exposition ou encore dans un centre culturel. Elle renseigne et oriente le public ou les clients, parfois dans plusieurs langues. Elle effectue aussi de petits travaux de secrétariat ou d'accompagnement de groupes.

Elle répond au téléphone, distribue du courrier et de la documentation, donne des renseignements, fait des annonces micro ou joue les interprètes pour les hôtes étrangers.

Aimable et souriante en toutes circonstances, l'hôtesse d'accueil doit avoir un réel goût pour les contacts.

En théorie, vous pouvez postuler sans aucun diplôme. Mais la possession d'un titre favorise la recherche d'emploi et vous permettra surtout d'évoluer plus aisément. Quelques diplômes débouchent plus particulièrement sur les activités d'accueil.

Le bac pro services (accueil, assistance, conseil) se prépare en 2 ans après un BEP VAM (vente action marchande) essentiellement.

Les MC se déroulent en 1 année après le bac. Deux MC concernent les hôtesses d'accueil : accueil réception, et accueil dans les transports.

Attention : les postes d'hôtesses d'accueil sont souvent réservés aux plus jeunes. Il peut être difficile de continuer à exercer après 30 ans. Votre reconversion sera d'autant plus facile que vous aurez un niveau d'études élevé.

Cette profession est marquée par une grande précarité : beaucoup d'hôtesses d'accueil travaillent en intérim, enchaînant les missions ponctuelles, dans le cadre de salons par exemple.

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Standardiste

La standardiste gère les appels téléphoniques venant de l'extérieur et les oriente vers le bon destinataire. Si ce dernier est absent ou si la standardiste travaille pour un centre d'appels téléphoniques, elle note les messages ou réoriente la personne vers un autre service.

La standardiste peut travailler à temps plein ou à temps partiel. Elle reste assise derrière son bureau pour répondre à près de 500 appels par jour et ne se déplace qu'exceptionnellement au sein de l'entreprise. La réponse aux demandes des interlocuteurs doit être la plus rapide possible. D'abord pour qu'ils ne perdent pas patience, ensuite pour éviter de saturer les lignes.

Beaucoup de concentration et d'écoute sont nécessaires pour comprendre au plus vite les besoins de l'interlocuteur.

Il n'existe pas de formation dédiée au métier de standardiste. En revanche, quelques diplômes permettent d'évoluer plus rapidement au sein d'une société.

En 2 ans après la classe de 3e, le CAP agent d'accueil et de conduite routière, transport des voyageurs, le BEPA services spécialité secrétariat accueil offrent un premier niveau de formation.

La MC accueil réception permet de se spécialiser en 1 an. Le bac pro services option accueil assistance conseil est également recommandé.

Au niveau bac, il existe des stages ou des sessions de formation à l'accueil dans le domaine de l'hôtellerie et du tourisme. Le bac pro services option accueil assistance conseil est également préconisé.

Enfin, à bac + 2, un BTS dans le domaine du tourisme permet de travailler dans des entreprises de grande ampleur et d'évoluer très vite vers un poste d'assistant.

Les entreprises qui emploient plus de 10 personnes, de secteurs aussi différents que la communication, l'aéronautique, l'architecture ou encore l'hôtellerie et la restauration, recrutent régulièrement des standardistes.

Il existe un fort potentiel de recrutement pour le standardiste dans les centres d'appels téléphoniques. De plus en plus nombreux en Ile-de-France, ils gèrent les appels de professionnels comme des médecins ou des avocats. Chaque entreprise recrute de 3 à 50 standardistes.

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Opératrice de traitement de texte / Opérateur de traitement de texte

L'opératrice de traitement de texte, qui remplace les dactylographes d'autrefois, transforme des textes manuscrits ou enregistrés en documents informatiques qu'elle peut corriger, copier, imprimer... Le nouvel outil de travail que constitue l'ordinateur lui permet d'acquérir des compétences plus variées.

Avoir une bonne vitesse de frappe est indispensable. Mais il faut également maîtriser sur le bout des doigts différents outils bureautiques.

Les entreprises du secteur tertiaire ou les sièges de grandes sociétés recrutent des opérateurs de traitement de texte, de même que les sociétés spécialisées dans les services bureautiques aux particuliers ou aux entreprises et les entreprises d'interim.

Sténotypiste

La France compte encore 300 sténotypistes de conférences. Chargée de dresser le procès-verbal de conférences, de colloques, de conseils municipaux, cette personne retranscrit l'ensemble des propos échangés mais aussi les réactions de la salle, les silences, etc.

Un seul diplôme vous permet de vous lancer dans le métier : la certification homologuée de niveau II (bac + 3/ bac + 4) de sténotypiste de conférences. C'est le centre de formation Sténotype Grandjean (Paris) qui la délivre. Cette formation payante (4000 euros par an environ) se déroule sur 3 ans à mi-temps et est ouverte aux titulaires d'un bac. Une formule de cours par correspondance est également proposée.

Après avoir obtenu cette certification vous devez vous déclarer au Centre de formalités des entreprises pour exercer en libéral. L'association française des sténotypistes de conférences est, pour vous, un organisme incontournable pour connaître les employeurs potentiels.

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